Юридическая справка

Консультации онлайн

Какие документы оформить для эксплуатации служебного автомобиля в личных и служебных целях?

В Российской Федерации есть довольно распространенная практика, когда работодатель предоставляет возможность использования служебного автомобиля в личных целях своему подчиненному. Однако законодательное регулирование этого процесса – сложная задача в тех частях, которые касаются документального оформления такого рода правовых отношений. А нарушения установленного законом порядка, езда на служебном автомобиле в нерабочее время или на выходных, дает основание привлечь нарушителя к серьезной ответственности.

Законодательное регулирование использования служебного автомобиля в личных целях

Если сотрудник хорошо и долго работает, то работодатель может дать служебную машину для личных целей

На государственном уровне порядок использования служебных ресурсов в личных целях и нюансы процедуры практически никак не описаны. При длительном сроке работы многие работодатели охотно соглашаются предоставлять машину в личное пользование хорошо зарекомендовавшим себя сотрудникам.

В связи со строгим наказанием за такого рода нарушение, возникает закономерный вопрос о юридическом процессе оформления временной передачи служебного автомобиля.

К сожалению, в законодательстве не прописаны точные рекомендации. Однако существует несколько легальных механизмов, прозрачных с юридической точки зрения, которые позволяют реализовать процедуру предоставления автомобиля. Работодатели используют такие способы оформления взаимоотношений с подчиненными:

  1. устный договор;
  2. приказ о праве на временное использование автомобиля сотрудниками;
  3. оформление взаимоотношений по договору аренды;
  4. предоставление машины подчиненному под доверенность.

Устный договор. При эксплуатации служебного автомобиля для определения расходов, которые несет организация по налогам, есть необходимость в постоянной подготовке путевых листов, а также мониторинге показателей одометра, фиксирующих реальные пробег авто в рабочее время. В то же время работнику свободно позволяется использовать транспортного средства после работы и на выходных, если он будет самостоятельно заправлять машину, не тратя бензин организации, и никак не увеличивать затраты компании.

Таким образом, беря автомобиль во временное пользование, подчиненный обязуется возвращать его в том же состоянии, в каком он его взял. В некоторых случаях для облегчения документооборота и подсчетов одометр перематывают, но с правовой точки зрения это вызывает множество вопросов. Такие действия, как и, собственно, устная форма договора могут стать основанием для привлечения работодателя и сотрудника к ответственности по огромному перечню причин, особенно, если автомобиль попадет в ДТП.

Принятие приказа о праве на временное использование автомобиля сотрудниками. При таком способе официального оформления механизма передачи машины обязательно должна быть внутренняя нормативная база компании, которая будет состоять из конкретных актов, правил внутреннего распорядка, которые будут описывать и регламентировать затронутые в приказах аспекты.

Причем также важно, чтобы работодатель со своей стороны учитывал важные нюансы, касающиеся личной эксплуатации автомобиля работников. Если этого не будет, то повышается риск привлечения к административной ответственности сотрудника, работодателя или обоих.

Оформление взаимоотношений по договору аренды. С юридической точки зрения этот способ самый простой и надежный. Также он подразумевает внедрение отдельных схем эксплуатации машины, что в свою очередь снижает расходы на бюрократические издержки.

Но и в этом механизме есть много нюансов, которые надо рассматривать с профессиональным юристом. А при составлении договора аренды необходимо прибегать к помощи бухгалтера, который поможет учесть доходы предприятия и его расходы, чтобы аренда не сказалась негативно на налогообложении.

Предоставление машины подчиненному под доверенность. Этот вариант также прост с правовой точки зрения, потому что предоставляет законную возможность сотруднику использовать автомобиль компании для личных целей.

Здесь самый важный нюанс заключается в репутации подчиненного. Работодатель должен быть уверен, что с машиной ничего не случится, ведь в случае с ДТП, порчей служебного имущества или перерасхода материалов, привлечь сотрудника к ответственности будет очень сложно.

В случае с использованием автомобиля в личных целях путем договора безвозмездного пользования или аренды тс без экипажа право работника на управление автомобилем может быть закреплено в трудовом договоре при официальном трудоустройстве.

Есть ли разница, для каких целей используется?

Если юридически правильно оформить документы. то не будет разницы в каких целях использовать рабочую машину

В современных условиях ведения бизнеса, работодатели используют различные системы и способы мотивации своих сотрудников. Одним из них является предоставление корпоративного автомобиля для облегчения выполнения должностных обязанностей.

Для дополнительного поощрения хорошей службы некоторые работодатели регламентируют возможность использования машины не только для служебных задач, но и для личных целей.

Таким образом, сотрудникам предоставляют законное право осуществлять на машине не только рабочие поездки, но и частные в нерабочее время и на выходных. При правильном юридическом оформлении документов, нет никакой разницы, для каких целей используется автомобиль, если частная эксплуатация регулируется актами приема-передачи.

Как сделать личное использование служебной машины правомерным?

В случае с правовым оформлением возможности личного использования, работодатель стоит перед вопросом о том, как правильно и эффективно оформить ее документально, чтобы это не отразилось негативно на налоговом и бухгалтерском учете.

Самыми популярными нюансами, которые должны учитываться юридическим лицом, следующие:

  • порядок компенсирования топливных расходов и их оплаты сотрудником;
  • мониторинг пробега машины;
  • аспекты возможностей для использования машины в свободное от работы время;
  • порядок предоставление отчетов о результатах эксплуатации автомобиля.

Данные вопросы регулируются индивидуальными для каждой компании правилами и принципами использования корпоративных авто. Удобнее всего оформить данный процесс договором безвозмездного пользования или аренды транспортного средства без экипажа.

Договор безвозмездного пользования

Если эксплуатация корпоративного автомобиля в личных целях происходит без материальной выгоды для юридического лица, такие правоотношения квалифицируются как безвозмездные. Они регулируются гражданско-правовыми договорами безвозмездного характера.

Согласно Гражданскому кодексу РФ договор может быть признан безвозмездным, если одна сторона обязуется передать что-либо другой без необходимости получения оплаты либо любой другой встречной компенсации. В таком случае сторонами договора считают участники безвозмездной сделки.

При оформлении такого типа договора, служебный автомобиль предоставляется во временную эксплуатацию, а плата за эту услугу не взимается. Все личные поездки сотрудника не заносятся в путевой лист.

Однако каждый раз, когда служебный автомобиль будет временно переходить в личное использование, следует:

  1. подписывать акт приема-передачи транспортного средства;
  2. фиксировать фактические показатели спидометра;
  3. заносить в документы информацию о техническом состоянии автомобиля и количестве топлива в нем;
  4. закреплять обязанность следить за выполнением вышеприведенных пунктов за отдельным лицом.
  5. Основанием для подготовки акта приема-передачи будет договор безвозмездного пользования автомобилем.

Договор аренды транспортного средства без экипажа

По договору сотрудник должен поддерживать состояние служебного автомобиля, осуществлять текущий и капитальный ремонт.

По ст.642 ГК РФ для оформления таких правоотношений также может быть заключен договор аренды транспортного средства без экипажа за плату, которая распространяется на непосредственное пользование и не подразумевает оказание дополнительных услуг по его управлению и техническому сервису.

Договор аренды должен быть обязательно заключен в письменной форме вне зависимости от срока его действия. В документе прописываются все права и обязанности участников договора, где, например, сотрудник обязуется поддерживать надлежащее состояние машины, включая текущий и капитальный ремонт.

К чему приведет езда на автомобиле в личных целях без оформления?

В законодательстве четко указано, что на транспорт, чье движение регулируется отдельным субъектом хозяйствования, в обязательном порядке должен быть оформлен путевой лист. Также у водителя, осуществляющего движения, должны быть все необходимые документы: права, удостоверение личности и медицинская книга.

В то же время сам факт того, что сотрудники могут использовать авто в нерабочее время, законодательно совсем не рассматривается.

Однако ответственность за передвижение без того же путевого листа – серьезная, и включает в себя штрафные санкции до 100 000 рублей на организацию и до 500 рублей – на водителя автомобиля.

Путевой лист не обязательно оформлять на один день. Многие юридические лица с целью избежания бумажной волокиты оформляют его на более длительные сроки, например, на неделю или даже на месяц. Законом это разрешено, поэтому привлекать к административной ответственности ни сотрудника, ни работодателя никто не будет.

Эксплуатацию автомобиля работником внерабочее время оптимально закрепить договором безвозмездного пользования или аренды ТС без экипажа. В таком случае передача автомобиля оформляется актом приема-передачи, в котором фиксируются технические, топливные и показатели пробега, а также его общее состояние. Раздельный учет использования автомобиля в служебных и личных целях закрепляется рядом документов, которые утверждаются приказом работодателя.

Смотрите на видео, как оформить и пользоваться служебной машиной в личных целях:

Что нужно для юридического лица?

Пакет документов, который должен иметь при себе водитель, управляя автомобилем, принадлежащим субъекту хозяйствования, немного шире. По общему правилу водителю потребуется иметь водительское удостоверение, категория которого позволяет управлять данным автомобилем, полис ОСАГО, свидетельство о регистрации транспортного средства, специальную доверенность, подписанную руководителем организации и заверенную ее печатью, а также путевой лист, если такой случай предусмотрен законодательно. Последний выписывается либо на 1 поездку либо на несколько поездок на протяжении 1 месяца.

Доброго здравия всем водителям. Все мы уже давно привыкли к том, что нашу жизнь чаще усложняют «законотворцы», и особенно это касается автолюбителей: то штраф новый придумают, то налог очередной введут, или же вообще запретят ездить бесплатно по тем или иным участкам дороги.

Но среди огромного множества негативных новостей для автомобилистов, я всё же отыскал одну весьма позитивную, которая должна порадовать всех без исключения. Дело в том, что с января 2020 года вступили в силу изменения, которые коснулись перечня необходимы для поверки документов, которые инспектор ГИБДД можно потребовать предъявить водителя после остановки ТС.

изменение перечня необходимых документов для проверки по требованию инспекторы ГИБДД с 2020 года

А конкретно речь пойдёт о реализации так называемой статьи 32. Федерального закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств». Поправки уже вступили в силу 2 января, а значит будут действовать незамедлительно и каждый водитель должен знать, чем это ему «грозит».

Ещё недавно в перечень среднестатистического водителя, который управлял личным авто, не перевозя никаких спец.грузов, не имея инвалидности и т.д., должен был предъявлять по требованию инспектора следующие документы:

  • водительское удостоверение (или временное разрешение на управление ТС)
  • свидетельство о регистрации или ПТС
  • полис ОСАГО

В соответствии с подписанным постановлением, теперь из обязательного списка документов исчезнет полис ОСАГО, и инспектор ГИБДД ДПС не имеет права требовать у бумажную его копию в том случае, если у вас есть электронная его версия на смартфоне, планшете, ноутбуке или ином носителей, который позволяет продемонстрировать его.

Помимо этого у инспекторов ГИБДД есть доступ к базе данных автоматизированной информационной системе обязательного страхования, где он лично может проверить актуальность и законность того или иного полиса ОСАГО.

Не знаю как вам, а меня данная новость обрадовала, теперь хоть лишние бумажки в документах не нужно будет таскать. Не сказать, что полис прям занимает много места, но как я считаю, чем меньше перечень документов для проверки, тем лучше.

А как вы относитесь к таким нововведениям? Пишите своё мнение ниже в комментариях, будем общаться и обсуждать, возможно, кто-то видит в этом не только положительные, но и отрицательные моменты?

Если вам понравилась статья, просто поставьте лайк, чтобы поддержать мой канал, подпишитесь на обновления журнала, и жмите социальные кнопки слева, чтобы об этой новости узнало как можно больше автолюбителей. Спасибо за внимание, друзья, до новых встреч на канале.

Как предъявить права

Если вас останавливает инспектор ГИБДД, после остановки откройте боковое окно. После этого инспектор должен будет вам представиться и объяснить причину остановки.

Общение должно быть вежливым, вам тоже следует отвечать вежливо. По первому требованию вы должны предъявить документы в развернутом виде. Не ругайтесь и не нервничайте во время общения. Помните, что выходить из автомобиля вы не обязаны.

Иногда инспектор предлагает пройти к нему в машину. Помните, что это ваше право, а не обязанность. Вы можете отказаться и остаться в автомобиле.

Что нужно знать собственнику?

Доверяя свой автомобиль чужому человеку, не поленитесь составить доверенность в письменной форме. В ней указываются данные собственника и временного владельца и дата действия доверенности (можно написать, что право пользования действует бессрочно). Заверять документ у нотариуса не нужно.

По сути, с 2012 года обязанность составлять доверенность отпала. И сейчас ей практически не пользуются. Инспектора не имеют права требовать доверенность, а водитель может отказать ее предоставлять без последствий. Однако документ необходим собственнику, чтобы избежать многих проблем:

  • В случае ДТП обвинения будут предъявлены собственнику автомобиля, если водитель сбежит с места аварии.
  • Если водитель окажется пьян, то собственника могут обвинить в передачи управления ТС человеку, который находится в состоянии опьянения.
  • За нарушения, зафиксированные камерой, штрафы приходят именно собственнику (письма счастья).

Во всех перечисленных случаях доверенность поможет доказать, что в момент нарушения за рулем находился не собственник, а другой человек. При алкогольном опьянении у водителя нужно доказать, что машина была передана трезвому человеку.

Что можно возить

Произошел недавно случай в Москве. Мужчина припарковался у магазина. Когда вышел, то обнаружил, что его машины уже нет, ее отвезли на штрафстоянку. После оплаты штрафа он хотел ее забрать, но это оказалось непросто. Все документы остались в бардачке автомобиля. Если не хотите попасть в подобную ситуацию, читайте дальше.

На днях одного моего знакомого остановил гаишники. По его виду было, что работает он совсем недавно. Слово за слово и дело дошло до проверки документов. С водительским удостоверением и страховкой у моего друга было всё в порядке. Как вдруг гаишник попросил у него ПТС.

Этого документа с собой не было. Сотрудник ГИБДД хотел сделать замечание, но в этот момент подошел его более опытный коллега. Оказалось, что по новым правилам ПТС возить с собой совсем не обязательно. Также с собой не нужно брать и договор купли-продажи автомобиля.

Чтобы у вас осталось меньше вопросов, я решил написать эту статью.

Точно также не нужно больше возить с собой доверенность. Если вы даете кому-то автомобиль, то информация об этом человеке должна быть вписана в полис ОСАГО или КАСКО.

Доверенность была совершенно бессмысленным документом. Ее даже не нужно было заверять у нотариуса. Составить ее можно было от руки на любом листе бумаги. После того как в интернете проголосовало несколько миллионов человек за ее отмену, внесли поправки в закон.

ПТС всегда нужно хранить дома. Если его потерять, придется заказывать дубликат. Это может создать лишние проблемы при продаже. Покупатели будут видеть, что это дубликат и могут заподозрить, что автомобиль в угоне. Именно так поступают банковские мошенники, которые покупают автомобиль в кредит и потом его продают.

Специалисты и юристы тоже давно предлагали отменить этот документ. Хотя если вы решите продавать автомобиль с чьей-то помощью, тогда доверенность, конечно, будет нужна. Только составлять и заверять ее должен нотариус.

Также нотариальная доверенность нужна, если вы едете за границу на чужом автомобиле.

Вопросы и ответы

Евгений Недавно купил машину по договору купли-продажи. Прежний владелец не снял ее с учета. Нужно ли мне возить с собой договор, чтобы доказать, что это мой автомобиль?

Ответ После покупки вы должны в течение 10 дней поехать и поставить машину на учет. До этого времени автомобиль будет числиться за предыдущим владельцем. Возить договор не имеет смысла.

Александр Недавно нарушил правила и мне выписали штраф. Я его оплатил, у меня осталась квитанция. Сколько мне нужно возить ее с собой?

Ответ Лучше всего съездить в отделение ГИБДД и показать квитанцию об оплате. После этого попросите проверить, есть ли у вас еще задолженности. Если нет, то квитанция больше не нужна. Но если вы переживаете, что этот штраф не удалили из базы, то возите с собой квитанции 2 года.

Дополнительные документы

Если в ТС были заменены агрегаты с номерами (двигатель или часть кузова), для переоформления предоставляются бумаги на эти агрегаты. В случае изменений конструкции автотранспортного средства рекомендуется предоставить свидетельство, подтверждающее соответствие конструкции нормам безопасности.

Если машину ставит на учет гражданин другой страны, он должен подать свой гражданский паспорт и нотариально заверенный перевод удостоверения личности на русский язык.

В качестве документа, подтверждающего законность владения транспортным средством, может выступать не только соглашение купли-продажи, но и дарственная, документ о праве наследования, судебное постановление и другие.

Способы оформления доверенности на машину

Выделяют три классических способа оформления доверенности на машину в 2020 году:

  1. Самостоятельная подготовка. Метод не связан с затратами. Для оформления необходим лист бумаги и ручка. Составитель обязан указать перечень полномочий, передаваемых третьему лицу, а также вписать гражданина, который будет выполнять операции с автомобилем. Внизу проставляется подпись. Недостатком метода выступает риск возникновения ошибок или противоречий в готовом документе.
  2. Использование услуг юридических компаний. Метод позволяет снизить риск возникновения ошибок. Дополнительно лицо сможет получить консультацию и узнать все нюансы. Обычно услугами юристов пользуются организации, желающие подготовить доверенность на водителя.
  3. Обращение к нотариусу. Заполнение бумаги контролирует специалист. Он заверяет документ, подтверждая, что доверенность подготовлена правильно, и обстоятельства, препятствующие её оформлению, отсутствуют. Услуги специалиста оплачиваются в соответствии с тарифами. Сумма меняется в зависимости от региона.

Если человек самостоятельно готовит доверенность на машину, можно оформить её произвольно. Используется лист формата А4. Важно придерживаться правил, отраженных в статьях 185-189 ГК РФ, и соблюдать общепринятые нормы делопроизводства. Доверенность, подготавливаемую для пересечения границы, лучше заверить у нотариуса.

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх